Секретарь руководителя (помощник)

В России должность «секретарь» была учреждена Петром I в 1720 году. Требования к секретарю и тогда были очень высокими: он должен быть образован, знать иностранные языки и законы, соблюдать субординацию и этикет, уметь самостоятельно разбираться в различных ситуациях. И обращаться к нему в то время следовало не иначе, как «Ваше благородие». К сожалению, в дальнейшем профессия секретарь стала не очень авторитетной и долгое время ограничивалась функциями «подай-принеси». Но развитие бизнеса в России и кросс-культурные отношения заставили переосмыслить функции как секретариата в целом, так и секретаря как персонального помощника руководителя в частности. В результате за последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Теперь на секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи компании.

Секретарь руководителя должен уметь:

• осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
• принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
• выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем; вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;
• обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
• печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, вводить текущую информацию в банк данных;
• организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• формировать дела в соответствии с утвержденной- номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;
• соблюдать правила охраны труда, и пожарной безопасности.

По окончании обучения выдается документ установленного образца, где указана программ обучения.

1. ДОКУМЕНТООБОРОТ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

• Понятие о документах и способах документирования;
• Унификация и стандартизация документов. Системы документации;
• Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• Требования к оформлению документов и бланкам;
• Организация работы с документами по личному составу;
• Организация контроля исполнения документов;
• Организация оперативного хранения документов;
• Подготовка дел к архивному хранению;
• Организация делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
• Организация работы с документами, делами и изданиями, содержащими гриф ограничения доступа к ним;
• Документирование трудовых правоотношений;
• Оформление служебных документов.

2. ДОКУМЕНТООБОРОТ В ПРОГРАММЕ 1С

3. СЕКРЕТАРЬ - ДОВЕРЕННОЕ ЛИЦО И ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ

• Планирование рабочего дня руководителя;
• Организация приема посетителей;
• Ведение телефонных переговоров;
• Подготовка командировок;
• Организация личного приема граждан;
• Подготовка совещаний;
• Обслуживание оперативных совещаний;
• Обслуживание плановых совещаний с большим числом участников;
• Организация деловых встреч и приемов;
• Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний, переговоров и презентации.

4. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ СОВРЕМЕННОГО СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

• Общие сведения об этической культуре;
• Профессиональная этика. Деловой этикет;
• 15 главных правил делового этикета;
• Культура телефонного общения;
• Интерьер рабочего помещения, имидж секретаря;
• Современные принципы и функции бизнес-этикета;
• Влияние бизнес-этикета на корпоративный имидж компании;
• Прием посетителей: правила и стандарты;
• Что такое фуршет и 12 золотых правил фуршета;
• Требования к оформлению кофе-брейк.

5. ЗАЧЕТ